Instituições ligadas à Secretaria da Segurança Pública (SSP) concluíram o levantamento de documentos e subsídios para estruturação dos instrumentos de gestão documental do Estado. Entre fevereiro e maio deste ano, Brigada Militar (BM), Corpo de Bombeiros Militar (CBMRS), Departamento Estadual de Trânsito (DetranRS), Instituto-Geral de Perícias (IGP) e Polícia Civil (PC) concluíram a etapa do projeto liderado pelo Arquivo Público do Estado (APERS), departamento da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG). 

Com apoio do APERS, a empresa de consultoria contratada Arquivotech está realizando os levantamentos das funções e atividades desempenhadas pelas pastas do Executivo estadual, além de breve identificação da produção documental, para estruturar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos essenciais para a organização das informações da administração. 

 O PCD é construído a partir do levantamento das funções do Estado e representa a estrutura de suas atividades, permitindo a classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados. A TTD é o instrumento utilizado para a realização da avaliação documental, contendo os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, seja a eliminação daqueles considerados sem valor administrativo ou probatório, ou a guarda permanente daqueles considerados de valor histórico. 

A adequada aplicação dos instrumentos de gestão documental tem como resultado a redução dos espaços utilizados para armazenagem de documentos, seus custos financeiros e de manutenção, além da otimização dos fluxos e processos administrativos. Garante, ainda, a preservação permanente de acervos com conteúdo informacional relevante, que se constituam como fonte para o registro da memória institucional, para a pesquisa científica e para a escrita da história. 

O projeto do APERS já contemplou outros órgãos e entidades como a de Saúde, Fazenda, Igualdade, Planejamento, Educação, Transporte, Meio Ambiente, Casa Militar, Ciência, Inovação e Tecnologia. O cronograma, com planejamento de conclusão em junho de 2022, abrange todas as funções de Estado e de todas as pastas da estrutura administrativa do Poder Executivo gaúcho. 

Entenda o projeto

Para atualizar e reestruturar o PCD e a TTD, o Arquivo Público foi contemplado com financiamento dentro do acordo firmado pelo governo estadual com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD), em novembro de 2019.A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa responsável por auxiliar o APERS no processo, além da definição do plano e do cronograma de atividades. 

Passada a fase inicial, o trabalho está no momento de compreender como funcionam hoje nos órgãos e secretarias do governo estadual as atividades que produzem documentação, suas normas e regimentos, além dos levantamentos documentais nos departamentos e divisões dos órgãos e entidades do Poder Executivo do RS. 

A aplicação desses instrumentos permite uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos. Confira abaixo:

  • Otimização de recursos – Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção, já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.
  • Preservação permanente – A garantia de preservação dos documentos avaliados como permanentes para a formação da memória institucional do Governo do Estado.
  • Impulso ao conhecimento – A padronização das classificações e a normatização dos processos são fundamentais para auxiliar a recuperação rápida dos documentos, da pesquisa científica e a escrita da história.
  • Atendimento à LGPD – As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.

O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais. Para saber mais sobre o projeto ou participar dos levantamentos, entre em contato com o Arquivo Público pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou no telefone (51) 3288-1351.


Edição: Carlos Ismael Moreira/SSP